公司采购管理制度

为加强公司内部采购管理，规范采购审批程序，严格控制成本，严明采购纪律，统一验收标准，特制订本制度。

一、采购范围

公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、劳保用品、办公用品等）、劳务、技术服务等。

二、采购负责人

工程项目所需的设备、材料、劳务、技术服务等，由工程师提出申请，部门领导确认，呈报分管领导按权限审批后采购（见采购权限）。

日常物资采购由行政助理提出申请，呈报分管领导按权限审批后采购（见采购权限）。

三、采购原则

采购应遵循公开透明、公平竞争、公正诚信的原则。

主要包括选购、定购、验收三个环节。

（一）选购环节

1.至少选三家；

2.同等档次至少选三个品牌；

3.最后入库选一到三家。

（二）定购环节

1.质量最优；

2.性价比最高；

3.服务最好。

（三）验收环节

1.使用部门参与验收；

2.参与验收人员签字确认；

3.凡出现不合格商品，按实际情况退货或返工处理。

四、采购权限

工程项目所需的设备、材料、劳务、技术服务等，采购金额2万元以下由分管领导审批，2万元以上需报总经理审批。

日常所需物资，采购金额5000元以下由分管领导审批，5000元以上需报总经理审批。

五、采购流程

主要包含采购计划及申请、采购比价、合同签订、交付及验收、结算五个部分：

（一）采购计划及申请

每月30日前，各部门应根据工程进度和实际需要编制次月的采购计划，报相关领导审核。

采购申请应列明采购物品或劳务、技术服务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。

（二）采购比价

工程招标至少找3家具有相应资质的单位进行报价，由公司内部人员提供的供应商也要进行询价和实地调查。

日常物资的采购以京东平均价作为对比价。

价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台（套）设备的采购至少提供三家供应商进行比价；10万元以上至少提供四家供应商进行比价；大型的施工进行公开招标。

国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。

（三）合同签订

1.合同谈判

分管领导及相关承办人员与供货方就合同的重要条款（工期、付款、金额等）进行谈判。

2.合同拟定

合同要求（见附件4）。

3.合同审核

设备、材料、劳务、技术服务等合同，必须经分管领导审批后才能盖章。

4.日常物资

日常物资采购分管领导审批后直接采购，需提供发票或相关凭证。

5.建立合同台账

明确合同金额、合作单位名称、签订人、签订日期、已付金额，未付金额等内容。

6.付款计划

每月5号前，根据台账及现场情况编制付款计划。

（四）交付及验收

1.设备、材料、劳务、技术服务等

交付前应检查产品合格证书、质保书和质量检验部门出具的检验合格证明,工程师确认后方可使用。

如因实际情况变化，公司需替换商品品牌、规格、材质等，须经工程师签字同意。

2.日常物资

日常物资采买后清点入库，登记造册。

（五）结算

1.设备、材料、劳务、技术服务结算流程

2.日常物资结算流程

由行政助理按程序采购，验收合格后办理结算手续。

3.结算注意事项

（1）增减项的调整原则

按照合同约定的调整原则进行调整。

（2）付款要求

在结算付款时均需填《付款申请单》，连同有关凭证报财务中心审核。

（3）发票

合同发票必须用增值税专用发票（日常物资采购除外）。

六、后评估

对整个项目过程的采购成本进行分析、总结并及时纠偏，为下一个项目的采购工作做好基础。

附件:1.采购计划表

2.采购审批表

3.报价对比表

4.合同要求

5.采购合同范本

6.施工合同范本